Kinh nghiệm hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ ở Hàn Quốc

Nếu bạn là nhân viên nước ngoài của doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng thị trường, cụ thể là thành lập pháp nhân ở Việt Nam thì chắc ít nhất 1 lần trong thời gian đi làm bạn sẽ được tham gia quá trình hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ của công ty. Ban đầu được giao nhiệm vụ mình đã khá rén vì ĐSQ VN ở Hàn nổi tiếng ‘thân thiện’, nhưng làm xong rồi thì cũng thấy không có gì quá khó, và đúc kết được thêm kinh nghiệm đáng giá, lại còn được 외근 (đi làm ngoài công ty) – mình thích vì có thể đổi gió trong giờ làm việc hihi.

 

Để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ ở Hàn Quốc nhằm lập pháp nhân Việt Nam, mình trải qua 3 bước như sau:

 

1. Biên dịch, công chứng giấy tờ

Nếu giao hết biên dịch + công chứng cho văn phòng dịch thuật thì không có gì nhiều để nói về bước 1. Tuy nhiên, công ty mình cung cấp dịch vụ biên phiên dịch nên giấy tờ cho pháp nhân Viêt Nam là do mình dịch và chỉ cần công chứng tại văn phòng luật sư là xong bước này. Khi công chứng bên dịch vụ hỏi công ty cần chứng nhận loại nào trong 2 loại: chứng thực (사실인증) hay chứng nhận biên dịch (번역인증). Câu trả lời là những giấy tờ của Hàn đã có kèm bản tiếng Anh (hộ chiếu, chứng nhận số dư tài khoản v.v) thì chứng thực, còn giấy tờ được dịch tiếng Việt sẽ cần chứng nhận biên dịch.

? Giấy tờ đi kèm bắt buộc:

- Photo chứng minh thư + chứng nhận năng lực biên dịch tiếng Hàn của người dịch.

- Đối với giấy tờ như hộ chiếu, chứng nhận số dư tài khoản, giấy đăng kí kinh doanh, cần nộp kèm tờ khai (진술서) bản sao đúng với bản gốc, soạn bằng tiếng Việt.

- Và vụ công chứng này người ở công ty đi thay mình, nên họ cần mang thêm tờ 번역인 확약서 có mẫu ở đây hoặc có thể down ở đây 번역인 확약서.hwp

Trong đó mục trên ghi thông tin nhân viên đi thay, mục dưới ghi thông tin mình, gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại.

 

2. Chứng nhận lãnh sự

? Nơi chứng nhận lãnh sự là tầng 6 Trung tâm ngoại giao (외교센터), địa chỉ: 서울 서초구 남부순환로 2558 (지번) 서초동 1376-1.

Đúng 9 giờ sáng họ mở cửa, không cần xếp hàng, chỉ vào rút số là được.

? Giấy tờ đi kèm bắt buộc:

Có 1 ông chú sẽ hỏi từng người đã chuẩn bị 본부영사확인 신청서 chưa. Mỗi loại hồ sơ chứng nhận lãnh sự cần 1 tờ này đi kèm. Mẫu có sẵn ở phía bên phải từ cửa vào, và cũng có thể down ở đây và soạn trước cho nhanh.

Vào link trên sẽ phải kéo chuột xuống, down rồi giải file nén, nên mình up bản word ở đây luôn  본부영사확인 신청서.doc

Trong đó

- Mục 1: thông tin đối tượng chứng nhận lãnh sự

Gồm tên công ty tiếng Hàn + Anh, số đăng kí kinh doanh, số điện thoại, địa chỉ

- Mục 2: thông tin người nộp hồ sơ (thay cho đối tượng)

Gồm họ tên, chức vụ, ngày sinh, số điện thoại

- Mục 3: về giấy tờ chứng thực

Gồm tên giấy tờ, cơ quan nộp (trường hợp mình là 베트남대사관), cơ quan cấp phát tên tiếng Hàn + Anh (là văn phòng luật công chứng)

Giấy này bắt buộc cần cả 명판 và 인감 của công ty đóng trên đó, mình không thể mang 2 thứ ấy theo nên công ty đóng dấu sẵn cả chục tờ dự phòng cho mình :D 명판 thường là con dấu xanh/tím gồm tên công ty + số đăng kí kinh doanh + địa chỉ + ngành kinh doanh, được dàn hình chữ nhật; 인감 giống như 도장 hay 직인 là con dấu đỏ in chữ kiểu rồng bay phượng múa trong khung tròn.

Mình khi đến lượt nộp hồ sơ chỉ trình chứng minh thư gốc cho nhân viên xem là ok, họ không lấy bản photo CMT của mình.

Duyệt xong họ bảo mình mua tem ứng với số hồ sơ cần chứng nhận lãnh sự rồi 9:50 (tầm 30 phút sau) quay lại chỗ họ.

? Mình mua tem loại 500 won/1 chú, thanh toán tiền mặt, có hóa đơn bình thường.

Mua tem xong, đến giờ ra nhận kết quả là tem và dấu sau mỗi loại giấy tờ như thế này:

Để kết thúc cả 3 bước trong 1 ngày, mình muốn khuyên là chứng nhận lãnh sự xong hãy photo toàn bộ giấy tờ ở tất cả các mặt trước khi chuyển sang bước 3, ngay dưới tòa nhà có văn phòng dịch thuật công chứng và hẳn nhiên có cả dịch vụ photo. Đây là điều mình đọc được trên blog của người Hàn, và đã khá ân hận vì không làm theo, vì sao? Đọc phần tiếp theo để biết nha.

 

3. Hợp pháp hóa lãnh sự

? Nơi hợp pháp hóa lãnh sự là Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc (주한베트남대사관), địa chỉ: 서울 종로구 북촌로 123 (지번) 삼청동 28-37.

ĐSQ có 2 cổng, và chỉ mở cổng bên dưới con dốc, phía bên phải từ ngoài vào. Mình cần đến đây trong buổi sáng vì ĐSQ chỉ nhận hồ sơ đến 12am, mà chỉ cho bốc số đến 11am thôi.

Ấn tượng lớn nhất của mình là các anh chị nhân viên người Việt rất nhã nhặn lịch sự, riêng 1 bà cô người Hàn thì không ưa nổi. Nếu mình không làm gì liên quan đến visa, không dùng máy photo ở ĐSQ thì sẽ không cần tiếp xúc với bả :))

Kiểu kiến trúc nhìn chung khá là Việt Nam: có sân, có gian nhà dài và mọi nghiệp vụ đều làm ở 1 tầng, nhưng chia thành từng phòng riêng.

Khi vào cổng sẽ đi qua 1 phòng thường trực có anh người Việt đứng tuổi hướng dẫn thủ tục chung. Mình điền tờ khai mục đích đến ĐSQ, để đó rồi đi vào.

Bước vào hành lang mình sẽ rút số, rồi chờ ở phòng B3 bên trái, được gọi thì vào phòng B1 bên phải nộp hồ sơ, đến ngày trả kết quả mình lại rút số rồi chờ vào phòng B2 ở giữa. (số phòng mình viết theo trí nhớ vì ở đấy không được chụp ảnh)

? Giấy tờ đi kèm bắt buộc:

- Tờ đăng kí hợp pháp hóa lãnh sự: có sẵn trên bàn phòng chờ, dùng chung 1 tờ cho toàn bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

- Photo CMT của người nộp hồ sơ

- Mọi hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự cần nộp kèm 1 bản photo để ĐSQ lưu lại. Đến đây thì diễn biến câu chuyện sang bước ngoặt mới, kịch tính đến giây cuối cùng.

Ở đây có máy photo, nhưng không tự động nhận thanh toán tiền mặt hay thẻ thông thường mà phải mua thẻ dùng máy photo (2,000 won/1 thẻ cho 20 tờ, mua ở phòng nhận hồ sơ); máy photo này cũ kĩ lâu đời, phải để giấy theo chiều ngang chứ không phải chiều dọc như máy khác, và chỉ có 1 máy ở căn phòng chờ chứa mấy chục người. Còn mình thì có tận chục bộ hồ sơ cần xử lí, riêng quả điều lệ công ty đã khoảng 30 trang cả bản gốc với bản dịch ahu.

May sao mình được mọi người ở đấy (toàn người Việt thôi, cảm động óa) chỉ cách vào phòng thường trực dùng máy photo ở đấy cho nhanh. Máy đó cũng nhận tiền qua thẻ như máy ở phòng chờ, nhưng xịn xò hơn và anh nhân viên cũng hỗ trợ mình tận tình.

Vì hồ sơ nhiều nên chắc phải 11:50~55 mình mới photo xong hết :) Vào phòng tiếp nhận hồ sơ được chị người Việt cũng tiếp chuyện nhẹ nhàng lịch sự.

? Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự có 3 mức:

- Lấy ngay buổi chiều trong ngày: 100,000 won/bộ

- Lấy vào chiều hôm sau: 69,000 won/bộ

- Lấy sau 5 ngày làm việc: 50,000 won/bộ

Mình nộp hồ sơ rồi nhận giấy hẹn, trên giấy hẹn không ghi sẵn số tiền và mình có thể tự ghi vào. Ngày hẹn mang giấy đó đến nhận kết quả rồi trả tiền – tiền mặt, là được. Với hồ sơ đã nộp mà không được xử lí thì sẽ được trả lại và không thu tiền.

Khi mình yêu cầu hóa đơn thì ĐSQ bảo để lại danh thiếp và nói sẽ gửi về công ty.

Mình ít tiếp xúc với đồng hương bên này, nên hôm ấy mình cảm thấy ấm áp bất ngờ gấp bội. Vô cùng vô cùng biết ơn ?

Trước khi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, mình đã tìm trên mạng kinh nghiệm của người đi trước, nhưng không thấy nhiều thông tin bằng tiếng Việt, hoặc nó không nổi lên trên đầu kết quả tìm kiếm. Nên qua quá trình này mình đã viết về kinh nghiệm hợp pháp hóa lãnh sự của mình, để sau nếu cần có thể tham khảo lại, và mong là sẽ giúp ích ít nhiều cho người đọc. Mình cũng khuyến khích là nếu bạn biết tiếng Hàn thì nên tìm hiểu trước cho đỡ bỡ ngỡ, bằng các từ khóa như 영사확인, 영사합법화,…

Thêm 1 pô ảnh nên thơ chụp từ cửa sổ trung tâm ngoại giao trong khi chờ kết quả

© 2019 tokkyX

본부영사확인 신청서.doc

0.04MB

번역인 확약서.hwp

0.01MB